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Digitaler Posteingang bei der KKH Versicherung

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Digitaler Posteingang bei der KKH Versicherung

Durch die Digitalisierung des Posteingangs erhält die KKH Versicherung in Hannover transparente Prozesse. Gleichzeitig spart sie viel Arbeitszeit und vor allem Geld.

Die Einführung der digitalen Poststelle hat das bislang analoge Dokumentenmanagement der Krankenversicherung KKH vollständig verändert. Im ersten Schritt wurden die 130 Postadressen der Versicherung aus ganz Deutschland nach Hannover umgeleitet. Dort betreibt das Dienstleistungszentrum von Customized Business Services (CBS) ein eigenes Servicezentrum für die KKH mit mehr als 30 Mitarbeitern, die die eingehende Post der Versicherten vorsortieren und mit leistungsfähigen Dokumentenscannern von Canon scannen. Dabei geht es um handschriftlich verfasste Briefe und Kostenaufstellungen samt beigefügten Zetteln in allen denkbaren Formaten. Die Dateien werden mit der Scan-Client-Software IRISPowerscan mit den entsprechenden Metadaten für den folgenden Workflow versehen. „Wir haben gemeinsam mit CBS über 250 Dokumentenklassen und über 100 Trennregeln für die Dokumente definiert und haben dadurch einen maximalen Grad der Automatisierung erreicht“, berichtet Oliver Holz, Leiter DMS Betrieb der KKH Versicherung. Diese digitalen Dokumente werden den KKH-Sachbearbeitern in einem digitalen Eingangspostkorb bereitgestellt. Die Automatisierungsquote ist sehr hoch und soll weiterwachsen. Da CBS die Anforderungen an das ersetzende Scannen erfüllt, können die Papierdokumente anschließend vernichtet werden, wodurch sich das große Archiv weitgehend erübrigt.

Durch das digitale Dokumentenmanagement sind die Bearbeitungszeiten viel kürzer geworden, gesetzliche Fristen kann die Versicherung problemlos einhalten. Dazu sind die Sachbearbeiter gegenüber den Versicherten stets auskunftsfähig und der Stand der Sachbearbeitung ist jederzeit nachvollziehbar.

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